Wie funktioniert Kanban?
Kanban wurde in den 1940er Jahren von Toyota in Japan erfunden. Die Methode eignet sich sehr gut, um den Workflow in einem Unternehmen besser zu steuern und effizienter zu gestalten und Probleme bei der Aufgabenverteilung zu vermeiden. Eine Aufgabe wird erst dann begonnen, wenn die vorangegangene Aufgabe beendet ist. Obwohl Kanban eigentlich für den Bereich Fertigung entwickelt wurde, wird es heutzutage von sehr unterschiedlichen Branchen genutzt. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich bei dem Unternehmen um einen Konzern, ein Start-Up oder einen Selbstständigen handelt.
Wie wird das System angewendet?
Kanban ist nicht sonderlich kompliziert. Die Basis der Methode ist die Visualisierung des Workflows und der einzelnen Aufgaben. Jeder Mitarbeiter im Unternehmen sollte über den Workflow-Ablauf und die einzelnen Stationen informiert sein. Zur Abbildung dieser wird ein Kanban-Board mit verschiedenen Spalten und Swamlines verwendet, in denen die Aufgaben eingetragen werden. Weiterhin ist es wichtig, die laufenden Arbeiten zu begrenzen. Jede der Spalten im Kanban-Board bekommt dazu ein bestimmtes Aufgabenlimit, was nicht überschritten werden darf. Erst wenn eine Aufgabe erledigt ist und in die nächste Spalte weiterrutscht, kann man sich um die nächste Aufgabe kümmern. Das verhindert Aufgabenstaus und Aufgabenengpässe. Die Kanban-Boards werden immer häufiger auch digital genutzt, da sie weltweit verfügbar sind und sich zeitgenau und ohne Verzögerungen aktualisieren lassen, sodass alle Mitarbeiter immer auf dem neusten Stand sind.
Was bringen Kanban Projektmanagement Tools?
Die digitalen Kanban Projektmanagement Tools erleichtern die Arbeit und die Organisation des Workflows erheblich. Zuerst einmal enthalten diese immer ein digitales Kanban-Board, welches die einfachste Möglichkeit ist, Kanban in das Unternehmen zu integrieren. Des Weiteren enthält die Software aber auch eine Art integrierte Suchmaschine mit deren Hilfe man Informationen finden kann, um eine Aufgabe zu bearbeiten. Man muss also das Programm nicht verlassen oder keinen anderen Mitarbeiter fragen. Auch die bereits erwähnten Aufgabenlimits werden von der Software bereitgestellt und deren Einhaltung wird kontrolliert. Zusätzlich dazu werden erstellt die Software automatisch historische Daten und Kennzahlen. Somit kann man die Workflow Effizienz oder andere Kennzahlen über zwei Perioden miteinander vergleichen. Ein letzter Vorteil ist die Einbindung und höhere Verantwortungsübernahme der Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen oder Ebenen, da diese am Prozess direkt mitbeteiligt sind. Dadurch wird auch die Motivation der Mitarbeiter gestärkt.
Wie implementiert man die Tools konkret in ein Unternehmen?
Eines der Kanban Prinzipien besagt, dass man für die Implementierung der Methode nicht sein Unternehmen oder seinen Workflow umstrukturieren muss, sondern diesen einfach mit Kanban ergänzen kann. Es sind also keine großen Veränderungen nötig. Man muss lediglich die Philosophie hinter dem System verstehen. Wenn man sich für ein Kanban Projektmanagement Tool entschieden hat, muss man zuerst auswählen welche Art von Projekt man managen möchte. Dazu gibt es verschiedene bereits vorgefertigte Templates, aus denen man wählen kann. Danach kann man sein Kanban-Board individuell gestalten, denn dieses variiert je nach Team, Branche oder Unternehmen. Es gibt dafür auch bereits angefertigte Vorlagen, welche man bearbeiten kann. Später kann man mit Hilfe der Software auch noch Prozesse, wie die Aufgabenverteilung oder die Aufgabenlimits, automatisieren. Das Beste an den Projekt Management Tools ist, dass diese mit anderen bereits im Unternehmen verwendeten Software-Tools kombinierbar sind.
Fazit
Kanban Projektmanagement Tools eignen sich für verschiedene Unternehmen und Branchen und helfen bei der Aufgabenverteilung und Koordinierung des Workflows. Die Software ist sehr einfach in das Unternehmen zu integrieren, es bedarf wenig Veränderung. Sie bringt verschiedene Vorteile mit sich, wie den weltweiten Zugriff auf die Plattform, die Aufzeichnung von Kennzahlen zum späteren Vergleich oder die Automatisierung. Außerdem kann sie individuell auf jedes Unternehmen, Branche oder Abteilung angepasst werden.
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